Szafa na akta to niezbędny element każdego biura, kancelarii, szpitala, urzędu i innych miejsc, gdzie potrzebna jest szafa na dokumenty. Tego typu szafa jest na co dzień niedoceniana, ale należy pamiętać, że to właśnie ona pozwala na bezpieczne przechowywanie różnego rodzaju dokumentów. Z jakiego materiału powinny być wykonane szafy na akta i dlaczego warto postawić akurat na ten?
Do czego służą szafy aktowe?
Jak sama nazwa wskazuje, szafy aktowe służą do przechowywania akt, ale również kartotek, segregatorów, gotówki, pieczątek i wszelkich innych dokumentów. Ich podstawową funkcją jest jak najskuteczniejsze zabezpieczenie wszystkiego, co się znajdzie w tego typu szafach przed kurzem, wilgocią i niepowołanymi osobami.
Szafy aktowe zgodne z RODO
Od 2018 roku, kiedy w życie weszła ustawa RODO, nacisk na ochronę danych osobowych znacznie wzrósł. Administratorzy danych osób fizycznych (pacjentów, klientów, uczniów i nie tylko) mają obowiązek przestrzegania ochrony tychże danych pod groźbą grzywny. Właśnie dlatego wszystkie dokumenty czy akta zawierające dane osobowe należy przechowywać w odpowiednio zabezpieczonej szafie. Dobrym wyborem będzie szafa aktowa zamykana na zamek. To wzmocni ochronę przed osobami, które nie powinny mieć dostępu do zawartości szafy.
Jednak ochrona danych osobowych to nie tylko wymóg prawa. Liczy się również prestiż i opinia firmy lub instytucji. Dostanie się danych osobowych pacjenta, klienta lub jakiejkolwiek innej osoby fizycznej w niepowołane ręce może skutkować kryzysem wizerunkowym danego podmiotu. Z tego powodu warto zaopatrzyć się w solidne szafy na dokumenty.
Zalety szaf aktowych
Szafy aktowe na co dzień są bardzo niedoceniane. Jednak mają sporo zalet, które czynią je niezbędnym wyposażeniem każdego biura czy kancelarii. Oto niektóre z nich:
- umożliwiają łatwą organizację dokumentów,
- ułatwiają zachowanie porządku i bezproblemowe przeglądanie,
- mieszczą różnego rodzaju przedmioty, jak akta, pieczątki lub segregatory A4,
- posiadają skuteczne zabezpieczenie, dzięki czemu umieszczone w nich przedmioty, w tym ważne dokumenty są bezpieczne,
- mogą stać zarówno w pomieszczeniach biurowych, jak i w magazynach, piwnicach i innych pomieszczeniach cechujących się wysoką wilgocią i niską temperaturą.
Jakie szafy aktowe wybrać?
Szafa na dokumenty powinna być wykonana z metalu. Warto postawić na metalową szafkę aktową z kilku powodów. Między innymi dlatego, że metalowe meble:
- nie niszczą się nawet po wielu latach użytkowania,
- pasują do różnych wnętrz – zarówno nowoczesnych, jak i urządzonych bardziej tradycyjnie,
- są ogniotrwałe,
- bezpieczne dla użytkowników i dokumentów,
- uniwersalne – można w nich przechowywać różnego rodzaju dokumenty.
- nie są drogie.
Meble metalowe charakteryzują się większą trwałością niż meble z drewna na przykład. Szafy aktowe metalowe wykonane są z blachy stalowej ocynkowej lakierowanej proszkowo. Dzięki temu taka szafa jest mniej podatna na korozję czy zniszczenie. Dodatkowym zabezpieczeniem będzie zamek – dzięki temu nikt niepowołany nie dostanie się do środka.
